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In questo case study analizzeremo perché e come Brofind SpA ha sviluppato, insieme ad Incodice srl,  un progetto di implementazione completa del software  CRM Pipedrive e quali impatti il progetto ha avuto per l’azienda.

Brofind è un’azienda leader nel settore Air Protection Technologies, ovvero realizza impianti industriali per l’abbattimento delle emissioni inquinanti dell’aria. Fondata nel 1993, Brofind SpA è un player globale nell’ambito prima descritto, con una forte specializzazione nel trattamento dei Composti Organici Volatili (COV). L’azienda offre una vasta gamma di tecnologie e prodotti, tra cui ossidatori termici rigenerativi (RTO), sistemi di recupero solventi e impianti di recupero energetico.

Il perimetro dell’organizzazione include la sede principale di Milano e filiali in Turchia, Cina e India. Brofind opera in un contesto marcatamente B2B, fornendo soluzioni impiantistiche ad alta tecnologia per l’industria in settori diversificati quali chimica e farmaceutica, coating e verniciatura, materie plastiche, petrolchimico, oil & gas, stampa, packaging, converting e produzione di batterie.

Una delle motivazioni di fondo che ha spinto Brofind a valutare il progetto CRM è legata alla volontà di affrontare e risolvere criticità quali “ la gestione frammentata dei contatti, la difficoltà nel monitorare le molte opportunità di vendita all’interno di un ciclo complesso, e la mancanza di un sistema centralizzato per la comunicazione con i clienti”.

In fase di analisi iniziale, insieme all’azienda, sono stati condivisi i macro-target fondamentali  ovvero:

• il miglioramento della gestione del ciclo di vendita, caratterizzato da un’elevata articolazione tecnica e da un valore medio importante
• l’aumento della produttività del team grazie ad uno strumento in grado di fornire informazioni contestualizzate, funzioni evolute ed automazioni potenti
• l’allineamento delle attività di marketing e di vendita, per una migliore comprensione delle dinamiche di  lead generation 

A seguire, scendendo più in dettaglio, sono stati individuati gli obiettivi operativi del progetto CRM, ovvero:

• Migliorare la produttività del team commerciale, standardizzando e centralizzando la struttura dati, migliorando l’accesso e la collaborazione sulle entità di CRM ed automatizzando operazioni ridondanti o massive 
• Ottimizzare la gestione delle opportunità commerciali a monte ed a valle della richiesta di offerta, inclusa la generazione di dati strategici su tassi di conversione, di chiusura, di durata e forecast vendita.
• Integrare in un’unica soluzione altri strumenti digitali come Microsoft Office 365, Microsoft Sharepoint,  Web Forms pubblicati su domini aziendali, motore per la generazione newsletters e business analytics.
• Aumentare la qualità e la flessibilità nella gestione dei dati di vendita, consentendo una maggiore autonomia nella personalizzazione, in relazione ad un ciclo di vendita piuttosto lungo e complesso e supportando una maggiore completezza e qualità 

Incodice ha scelto Pipedrive quale software CRM cloud in quanto si tratta di uno strumento potente e flessibile, adeguato a rispondere concretamente agli obiettivi prefissati nel progetto. I punti di forza che sono stati considerati nella scelta sono:

• Interfaccia intuitiva e personalizzabile: Pipedrive si distingue per la sua interfaccia utente intuitiva e altamente personalizzabile. Questo ci permette di adattare il CRM alle nostre specifiche esigenze aziendali, modellando le pipeline di vendita in base ai nostri processi e flussi di lavoro unici. La facilità d’uso riduce la curva di apprendimento per i nostri team, consentendo un’adozione rapida e un utilizzo efficace del sistema.
• Tracciamento completo del flusso commerciale: Il CRM Pipedrive è progettato per fornire un tracciamento completo e dettagliato dell’intero flusso commerciale. Questo ci consente di monitorare attentamente ogni fase del processo di vendita, dalle prime interazioni con i potenziali clienti fino alla chiusura dell’affare. Grazie a questa visibilità, possiamo identificare colli di bottiglia, ottimizzare le strategie di vendita e migliorare i tassi di conversione.
• Report approfonditi e analytics customizzabili: Pipedrive offre una vasta gamma di report istantanei che ci forniscono una visione completa dell’intero funnel di vendita. Inoltre, la possibilità di personalizzare gli analytics ci permette di ottenere informazioni dettagliate e specifiche per supportare le decisioni commerciali e le previsioni di vendita.
• Integrazione con strumenti di marketing: Pipedrive offre una serie di add-on specifici per l’email marketing e la lead generation. Queste integrazioni facilitano l’allineamento tra le attività di marketing e sales, consentendo una gestione più efficace dei lead e una collaborazione più stretta tra i due team.
• Allineamento Sales & Marketing: L’utilizzo di Pipedrive come piattaforma CRM centralizzata in cloud, accessibile da entrambi i team di vendita e marketing, favorisce il passaggio di informazioni e la condivisione di dati sui lead. Questo crea un ambiente di lavoro collaborativo, in cui entrambi i team sono allineati sugli obiettivi comuni di lead generation e conversione, massimizzando l’efficacia delle strategie di marketing e vendita.

Il progetto realizzato in collaborazione con InCodice s.r.l., partner Pipedrive, si è sviluppato nelle seguenti fasi:

• analisi e consulenza strategica CRM
• design della struttura dati 
• configurazione tecnica
• migrazione e validazione dei dati esistenti
• implementazione operativa 
• formazione interna e fine-tuning
• configurazione automazioni

Questa fase iniziale si è concentrata sulla raccolta e l’analisi dati riferita ai processi di vendita e marketing di Brofind, agli strumenti ICT aziendali in uso, alla gestione dei dati interna e documentale, ed ai livelli di accesso desiderati. L’obiettivo era definire con precisione gli obiettivi specifici del progetto per area, scegliere la versione di Pipedrive più adatta e redigere un documento di impostazione dettagliato e condiviso.

La struttura iniziale del database del nuovo CRM deve tenere conto sia degli aspetti pre-esistenti, legati ai dati che dovranno essere migrati, sia degli obiettivi di progetto, in termini di pipeline design, segmentazione, azionabilità e capacità di supporto delle attività analytics.

Oltre a questo devono essere considerate le impostazioni di visibilità e le autorizzazioni finali per una struttura sicura ed allineata con le richieste del committente.

Fase di configurazione del backend dello strumento e di migrazione delle anagrafiche aziendali relative all’area commerciale dal sistema precedente a Pipedrive, ivi incluse organizzazioni, persone ed opportunità, con tutti i relativi campi e stati.

Attività di impostazione e personalizzazione dei singoli utenti operativi e dei Team aziendali, con collegamento degli strumenti integrati, quali posta, calendari e cloud e degli strumenti di marketing principali.

Per gli utenti dell’area marketing è stata svolta l’attivazione dei moduli aggiuntivi come Leadbooster, a supporto della Lead Generation, e Campaigns per l’invio di Newsletters

Quest’ultima fase ha avuto come obiettivo quello di presentare la soluzione al team aziendale, pianificando i successivi incontri di formazione, sia in gruppo che one-to-one a supporto di una completa adozione del CRM

A valle dell’adozione dello strumento sono state sviluppate automazioni, sia interne al sistema che esterne, per massimizzare la resa del sistema e ricevere/inviare informazioni a supporto di sistemi esterni.

L’implementazione di Pipedrive CRM ha generato impatti significativi sulla produttività e sui processi di vendita e marketing di Brofind SpA, come ci racconta Marina Jurjevic, Marketing Manager dell’azienda, soprattutto nella “gestione più fluida delle pipeline di vendita, nel miglioramento della comunicazione tra i team e nella possibilità di monitorare in tempo reale le performance”.   L’adozione di Pipedrive ha aumentato la produttività del team commerciale grazie a facilità d’uso e automazione. La gestione dei lead è migliorata tramite l’integrazione con i processi marketing, supportando la generazione di clienti potenziali. La visualizzazione della pipeline e l’analisi delle offerte hanno ottimizzato il ciclo di vendita. Rapporti istantanei e informazioni analitiche hanno supportato decisioni basate sui dati. L’uso di un’unica piattaforma ha migliorato la collaborazione tra Marketing e Vendite.

Il progetto di adozione di Pipedrive per Brofind SpA ha rappresentato un investimento strategico volto a modernizzare e ottimizzare i processi commerciali dell’azienda. Marina Jurjevic, Marketing Manager di Brofind ci dice che “Pipedrive è ideale per chi cerca un CRM semplice ma potente, che migliora la visibilità delle pipeline e ottimizza la gestione delle relazioni con i clienti. Inoltre, la personalizzazione delle fasi di vendita e le integrazioni con altri strumenti sono vantaggi significativi.”

Nel caso di Brofind, i vantaggi di adozione CRM sono stati molteplici, la transizione fluida alla nuova piattaforma da parte del team di Brofind ha consentito all’azienda di sfruttare in breve tempo le potenzialità di questo potente sales crm , per raggiungere più rapidamente i propri obiettivi di crescita e posizionarsi in modo più competitivo sul mercato.