Digitalizzazione Aziendale

Il grado di integrazione digitale dei processi aziendali nelle diverse attività influisce in modo determinante sulla capacità dell’azienda di competere.

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Digitalizzare significato

In senso ampio, con il termine digitalizzazione2,si intende l’attività di innovare ed adeguare l’architettura , i processi e gli strumenti di gestione delle informazioni alle recenti tecnologie digitali.

In questo modo, ogni azienda può riorganizzare i propri assets1 informativi affinché generino un reale supporto alle attività operative di base così come a quelle strategiche e decisionali. 

Strumenti digitali e cloud

Un documento digitale è la copia digitale di un’informazione fisica (analogica) e presenta vantaggi ben noti, tra cui:

  • occupa piccoli spazi di memoria e, in pratica, nessuno spazio fisico3
  • è “ricercabile” ovvero indicizzabile da algoritmi di ricerca4
  • è accessibile in modo indipendente dal tempo e dallo spazio;
  • può essere aggregato, integrato, inviato, tracciato, verificato in modo efficiente e veloce;
  • può essere condiviso5.

Negli ultimi 8-10 anni, sono nati strumenti digitali centralizzati, gli strumenti Cloud che, col crescere della disponibilità di connessione sia su rete fissa che su mobile, si stanno rivelando dei veri e propri game-changer.

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Esempi strumenti digitali per aziende

I principali vantaggi derivanti dalla digitalizzazione documentale e dall’uso di strumenti cloud per un PMI sono:     
  • Accesso h24 da devices mobili e non ai processi ed ai dati digitalizzati
  • Elevato livello di condivisibilità dei dati e dei processi 
  • Centralizzazione del controllo, tracciamento, possibilità di implementare policies relative all’accesso alle informazioni ed alla sicurezza
  • Riduzione drastica dei costi di gestione dell’infrastruttura IT
  • Aggiornamento in tempo reale per le operazioni effettuate sulla base dati
  • Integrabilità ed interoperabilità di dati ed applicazioni

Alcuni esempi di digitalizzazione applicata ad aziende PMI

Un progetto di digitalizzazione, per essere efficace, deve prevedere:

  • lo sviluppo di nuovi sistemi di interazione uomo-macchina
  • La possibilità di occuparsi del carico cognitivo della persona che da operatore si trasforma in risorsa, in grado di co-progettare nuovi prodotti e servizi
  • Il dotarsi di infrastrutture tecnologiche adatte al contesto tecnologico e competitivo moderno

Alcuni esempi generali in ambito produzione e marketing:

  • Digitalizzando i processi di produzione e logistica posso ridurre i tempi di produzione e consegna, aumentare la flessibilità per il cliente, migliorare l’accuratezza  delle informazioni condivise a valle con il cliente: In questo modo affronto la cosidetta “service-based competition”, una competizione non basata sul prezzo ma sui livelli di servizio che sono in grado di garantire e che, per questo, mi garantisce margini migliori e livelli di rischio inferiori
  • Digitalizzando i processi in area marketing & comunicazione posso comprendere meglio a quali segmenti il mio servizio/prodotto risponde meglio, quali siano gli aspetti trainanti in termini di conversione di leads in clienti, quali elementi promozionali possiedono maggiore leva, come posso comunicarli con maggiore efficacia e maggior impatto

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Quali strumenti adottare per iniziare la digital transformation?

Una PMI dovrebbe valutare l’adozione di strumenti cloud a partire da un primo livello di strumenti di lavoro, legati ad operazioni di base che in ogni ambito lavorativo vengono costantemente usati, quali ad esempio:

  • Email: usate per scambiare comunicazioni elettroniche
  • Calendari: usati per segnare appuntamenti e reminder
  • Rubriche: usate per anagrafiche di contatti
  • Contenitori di files: usati per conservare i documenti digitali (files)
  • Applicazioni di video conferenza
Questo approccio, modulare, consente poi all’azienda di “costruire” una seconda linea di strumenti più evoluti abilitati dagli strumenti di base.
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Quali i rischi per una PMI digitale?

La digitalizzazione ha molti vantaggi, ma ha anche dei rischi, questi sono legati alla salvaguardia dei dati personali online, i quali sono soggetti a cyber attacchi con conseguente furto di dati e, purtroppo, questo fenomeno è in aumento a causa della crescita del numero di aziende digitalizzate.

I rischi legati ad una potenziale cattiva scelta del soggetto terzo a cui affidare i propri dati in cloud, in questo senso non tutte le aziende fornitrici offrono le medesime garanzie e vanno scelte con oculatezza, sia in merito alla solidità dell’infrastruttura informatica, sia per quanto riguarda le clausole di riservatezza e trattamento dei dati
  • vendita & customer care
  • marketing & comunicazione
  • produzione & logistica
  • amministrazione
1 Come Asset, sia esso promozionale (come un sito web), informativo (come un’infrastruttura di rete o un processo di marketing), o di altro tipo intendiamo un bene materiale o immateriale con utilità pluriennale.
2In senso stretto, la parola “digitalizzazione” indica la conversione di un’informazione fisica in un’informazione digitale al fine di renderla disponibile ed utilizzabile in modo semplice e rapido su supporti di tipo digitale, ad esempio siti web, applicazioni per smartphone, canali social e software in generale.
3Per immagini, immagini in movimento, audio ed altri tipi di files, a seconda della loro qualità, possono essere necessari spazi di memoria ampi.
4Si stanno sviluppando algoritmi sempre più efficaci per il riconoscimento e la mappatura delle immagini e per l’estrazione di testo dalle immagini (OCR).
5Può essere garantito un accesso al documento, con vari livelli di autorizzazione, senza che la proprietà del documento debba mutare.

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