Guida Completa: Importare Dati Correttamente su Pipedrive CRM
Ultima modifica 26 Maggio, 2025
Ecco una breve guida su come effettuare al meglio un’importazione su Pipedrive CRM, con qualche consiglio e nozione per ottimizzare i tuoi risultati.
Preparazione del file per l'importazione in Pipedrive
Analisi del file e l'importanza dei campi obbligatori e consigliati
La prima e più cruciale operazione da svolgere, prima di avviare qualsiasi importazione in CRM, è analizzare a fondo il file che vogliamo caricare a sistema. L’ordine e la completezza dei dati sono requisiti fondamentali per garantire il successo dell’operazione.
Per costruire un file d’importazione adeguato e preciso, è essenziale comprendere l’esistenza e il ruolo cruciale dei campi obbligatori. Si tratta di informazioni che Pipedrive richiede siano necessariamente compilate per ogni contatto che intendi importare, affinché l’operazione vada a buon fine.
Per chiarire meglio questo concetto, facciamo un esempio pratico. Immagina di voler importare in Pipedrive una serie di deal, collegati ognuno alla rispettiva organizzazione ed al rispettivo decisore e ti trovassi a dover usare un file come il seguente:
Si può notare subito che il file fornito non è completamente compilato, ma presenta diverse celle vuote. Molti potrebbero pensare di poter procedere comunque con l’importazione senza problemi, magari aggiungendo i dati mancanti in un secondo momento, ma questo è un errore comune. Purtroppo, entrano in gioco i sopra citati campi obbligatori.
Per eseguire correttamente un’importazione che prevede l’inserimento di campi su Affari e su Organizzazioni e Persone ad essi collegate, è necessario che siano presenti anche i seguenti dati:
| CAMPI OBBLIGATORI | CAMPI CONSIGLIATI | |
|---|---|---|
| CAMPI PERSONA |
|
|
| CAMPI ORGANIZZAZIONE |
|
|
| CAMPI AFFARE |
|
In un’importazione che coinvolge persone, organizzazioni e affari, la mancanza di uno solo dei campi sopracitati nella colonna Campi obbligatori, comporta la mancata importazione di tutti i dati presenti in quella riga, anche se presenti. Questo significa che, ad esempio, se manca il nome dell’organizzazione di riferimento, non verranno importati né l’organizzazione stessa, né la persona, né il deal ad essa collegati.
Cosa sono invece i campi consigliati? Sono dei campi che servono al sistema di deduplica automatico di Pipedrive per trovare dei possibili duplicati. Questo sistema funziona in base a delle regole che verranno spiegate con più precisione più avanti nell’articolo.
Esempio pratico: perché l'importazione fallisce senza campi obbligatori
Passando alla pratica, se volessi importare in Pipedrive il file in immagine, le uniche righe che verrebbero importate sarebbero quelle sotto indicate poichè sono le uniche che hanno tutti i campi obbligatori sopra elencati (“Nome Persona” e “Nome Organizzazione” vengono considerate come la persona e l’organizzazione da collegare al deal).
Di seguito, invece, l’immagine che riporta le righe saltate dall’importazione con il motivo del salto relativo a ognuna:
Per quanto riguarda invece il deal senza titolo in riga 5, viene importato con un titolo provvisorio creato automaticamente da Pipedrive (in questo caso, “Ustar di Contatto”), proprio perchè il titolo del deal non rientra tra i campi obbligatori.
Da questo semplice esempio si capisce quanto sia importante assicurarsi di avere un file di partenza accuratamente compilato e mappato coerentemente con i campi presenti nel proprio database di Pipedrive.
PRO TIP
Cosa si può fare con le righe incomplete e, quindi, “saltate”?
La soluzione migliore sarebbe quella di dividere il file di importazione in più parti,
fino ad averne uno che comprende solo campi Organizzazione, uno solo Persone e uno solo Affari.
In questo modo si riuscirà a perdere il minor numero di dati possibile,
perdendo però il collegamento tra le entità
La fase di mappatura dei dati in Pipedrive
Come associare le colonne del tuo file ai campi Pipedrive
Una volta compilato il file nella sua interezza, sei pronto ad affrontare la fase di mappatura, il processo con cui si fa corrispondere il titolo delle colonne del file da importare con il nome del campo presente nel database del CRM.
In alcuni casi, sarà Pipedrive stesso a darti dei suggerimenti di corrispondenza in caso dovesse trovare delle analogie lessicali tra i due valori. In caso non ci fosse un campo da associare, puoi crearne uno nuovo sul momento cliccando “Aggiungi campo personalizzato” in alto a destra.
Mappatura delle opzioni: Scelta singola e Scelta multipla
Durante la fase di mappatura, per due tipologie di campi (scelta singola, scelta multipla), sarà necessario stabilire anche la corrispondenza delle specifiche opzioni disponibili.
Nella mappatura delle opzioni, Pipedrive laddove trova identità tra valore dell’opzione in input e valore dell’opzione in CRM, proporrà automaticamente l’associazione, mentre, dove non riesce a trovare tale corrispondenza, rende disponibili due possibilità:
- Creare una nuova opzione (nell’esempio sopra, cliccando “Aggiungi etichetta”)
- Trascinare il valore di input (a sinistra) in uno degli spazi delle opzioni esistenti (a destra) associandolo manualmente.
PRO TIP
Non sempre la soluzione migliore è quella di creare nuove etichette in Pipedrive per matchare con quelle presenti nel file: si rischia di rendere il database troppo confusionario e pieno di opzioni ridondanti. Per quanto possibile, è sicuramente più ottimale effettuare una scrematura nel file di importazione
Importazione di campi a scelta multipla
Parlando di mappatura delle opzioni, c’è da fare anche un piccolo chiarimento per quanto riguarda i campi a scelta multipla. Quando importi dati per un campo di questo tipo su un contatto CRM esistente, è importante sapere che le opzioni già selezionate per quel contatto verranno sovrascritte. Se un contatto come “Luigi Verdi” ha già le opzioni “A” e “B” selezionate per un campo a Scelta multipla e l’importazione tenta di assegnargli l’opzione “C”, le opzioni “A” e “B” verranno rimosse, lasciando “C” come unica opzione selezionata.
Fortunatamente, è possibile evitare che ciò avvenga. Il metodo più efficace prevede l’uso di Excel: sfruttando le formule (in particolare CERCA VERT), puoi confrontare i contatti nel tuo database con quelli presenti nel file che intendi importare. L’indirizzo email è l’unico dato di identificazione univoco e non ambiguo su cui basare questo confronto.
Quando viene rilevata una corrispondenza tra indirizzi email, significa che il contatto che stai cercando di importare è già presente nel tuo CRM. A questo punto, per evitare la sovrascrittura dei dati esistenti, dovrai unire le opzioni multiple che intendi aggiungere con quelle già presenti in Pipedrive. Crea una colonna apposita in Excel che contenga queste informazioni consolidate; sarà quella la colonna da importare definitivamente. In questo modo, i dati preesistenti non verranno sovrascritti, ma verranno arricchiti con le nuove informazioni.
Gestione dei duplicati durante l'importazione
Le due opzioni fornite da Pipedrive e le regole di deduplica automatica
Dopo aver completato la mappatura, rimane l’ultimo passaggio prima di completare l’importazione dei dati. Sullo schermo, apparirà una schermata simile alla seguente:
In pratica, Pipedrive dà la possibilità di scegliere tra due alternative:
- Selezionando “Unisci dati”, Pipedrive applicherà le regole di deduplica interne già citate prima nell’articolo. Secondo queste regole, il primo attributo che due entità (Persone o Organizzazioni) devono avere per essere considerabili duplicati è lo stesso nome. Una volta verificato ciò, si prendono due percorsi diversi per le Persone e per le Organizzazioni:
- Persone:
due contatti verranno automaticamente considerati unificabili se Pipedrive dovesse trovare una corrispondenza tra uno solo di questi parametri:- indirizzo e-mail
- numero di telefono
- organizzazione collegata alla persona
- Persone:
- Organizzazioni:
in questo caso, invece, basterà trovare una coincidenza nel campo “Indirizzo” dell’organizzazione
- Organizzazioni:
- Selezionando, al contrario, “Crea più record”, Pipedrive creerà nuovi contatti, indipendentemente dalle regole sopra descritte.
Limiti comuni della deduplica automatica e casi particolari
Può anche capitare che Pipedrive non ritenga da unificare dei contatti che invece dovrebbero considerati tali. Ecco un paio di esempi:
- Se nel tuo database hai “Mario Rossi” con un’organizzazione e un’email di lavoro valide, e tenti di importare un nuovo contatto “Mario R.” con la stessa organizzazione e email, Pipedrive non effettuerà la fusione. Questo accade perché la condizione principale per l’unione è la corrispondenza esatta del nome, che in questo caso manca (“Rossi” non è uguale a “R.”).
- La situazione può essere ancora più problematica con le organizzazioni. Anche se importi un’organizzazione con lo stesso identico nome di una già presente, l’unificazione non avverrà se l’indirizzo presenta anche una minima variazione. Ad esempio, se l’indirizzo nel CRM è “Viale Monza, Milano, Italia” e quello importato è “Viale Monza, Milano”, Pipedrive le considererà come due entità separate, in quanto la coincidenza dell’indirizzo è l’unica condizione, oltre a quella del nome, che segnala la necessità di unificare due organizzazioni.
Non c’è però da disperarsi: InCodice propone strumenti creati appositamente che permettono di unificare dei contatti già presenti nel CRM in base a condizioni più articolate rispetto a quelle che offre Pipedrive.
