Implementare un software CRM | Case History
Ultima modifica 6 Febbraio, 2023
Software CRM per piccole aziende – digitalizzazione dei processi Sales & Marketing settore legno e arredo
Il cliente e il progetto d’intervento
Tacchini nasce nel 1967 e, come molte aziende di design ed arredo, porta il nome della famiglia che ha creato l’azienda ed il marchio. Il fondatore, Antonio, ed i suoi figli, da oltre cinquant’anni contribuiscono a scrivere la storia dello stile e del design italiano ed una semplice visita allo showroom della splendida sede aziendale può far capire tutto ciò, anche ad un neofita del settore, in pochi attimi.
L’azienda tiene molto ai suoi collaboratori, considerandoli parte della propria grande famiglia, e, vista la necessità di rinnovare i processi interni di gestione delle informazioni e di vendita ha deciso di rivolgersi a InCodice per una proposta chiavi in mano, che comprendesse:
- analisi tecnica e funzionale
- migrazione dei dati
- configurazione e personalizzazione degli strumenti
- formazione agli utenti
Gli obiettivi principali del progetto sono stati velocemente condivisi con tutta la squadra:
dotarsi di strumenti accessibili da remoto, su account aziendale
velocizzare ed ottimizzare i processi di marketing e di vendita
valorizzare le informazioni aziendali
Sono obiettivi, tutto sommato, ampiamente noti e condivisi, ma decidere di innovare, introdurre strumenti nuovi e mettere alla prova il proprio mindset, non è mai scontato e solo grazie al chiaro supporto della direzione è stato possibile raggiungere il successo.
InCodice è entrata in contatto con l’azienda, ha condotto un’analisi dello stato di fatto e degli strumenti in uso ed ha proposto un intervento diviso in tre steps consecutivi e fortemente correlati:
- l’introduzione della piattaforma Google Workspace per la gestione degli account aziendali, della posta, dei calendari e di tutte le applicazioni di ufficio
- implementazione del CRM Pipedrive per la mappatura e l’ottimizzazione dei processi commerciali
- integrazione degli strumenti sopra descritti con l’ecosistema digitale aziendale (siti web, piattaforme marketing, etc..)
CRM google integration - Implementazione piattaforma Google Workspace
Dopo la fase di analisi l’azienda ha deciso di adottare interamente come spazio di lavoro condiviso Google Workspace, passo sicuramente decisivo per il controllo delle informazioni, la flessibilità e la produttività degli uffici.
InCodice ha proceduto ad effettuare la migrazione completa dei dati di ogni singolo utente in modo da consentire a ognuno di disporre delle informazioni pregresse.
Successivamente, tramite incontri di formazione one-to-one è stata personalizzata la configurazione di ogni utente per gli strumenti principali:
- Gmail
- Calendar
- Google Drive
- Google Documenti
- Meet
- Task
- …ed altri
L’attività di formazione è stata svolta in presenza, con incontri settimanali consentendo così a tutti di assimilare le novità e di disporre di un feedback alle domande che sorgevano volta per volta. In questo modo è stata data la giusta attenzione ad ogni esigenza e si è potuto spiegare come sfruttare al meglio ogni strumento della ricca suite Google.
Introduzione del CRM nei processi di marketing e vendita
Dopo aver concluso la formazione riferita ai vari strumenti di Google Workspace, è stato formato un piccolo Team per l’analisi e la definizione della corretta configurazione dati per il CRM Pipedrive.
Idee, dubbi e necessità sono elementi sempre presenti in progetti di questo tipo, ogni azienda ha un set dati di partenza, un’idea di quello che è il punto di arrivo e…deve anche essere aiutata da chi conosce meglio lo strumento, a mettere in pratica le best practices e ad evitare gli errori comuni.
In questo modo è stata chiarita la struttura dati di base per le entità fondamentali:
- i contatti, ovvero le persone
- le organizzazioni, ovvero i clienti
- le opportunità, ovvero le offerte, gli affari
E’ stato poi chiarito il workflow del processo di lead generation e di vendita, nonché il flusso dei dati e gli utenti coinvolti.
Ci siamo poi dedicati alla configurazione personale per ogni collaboratore, andando a cucire lo strumento sia sulle singole esigenze sia trasversalmente al fine di sfruttare appieno le sue potenzialità in termini di:
- interazione con gli strumenti di Google Workspace
- uso degli strumenti evoluti e delle automazioni.
CRM software integration con website aziendale e piattaforme di web marketing
L’azienda Tacchini, al fine di promuovere la vendita dei propri prodotti o di lanciare nuovi modelli, utilizza diversi canali di comunicazione digitale, tra cui: un sito web aziendale, alcuni canali social e alcune piattaforme esterne di settore (quali ad esempio Archiproducts o Architonic).
InCodice, volendo massimizzare la produttività degli strumenti, in accordo con il cliente ha proposto un’integrazione diretta dei dati con Pipedrive, per fare in modo che tutti i nuovi Leads in entrata dalle diverse attività di web marketing andassero a popolare automaticamente il contenitore dei “Clienti Potenziali” in maniera tale da poter disporre di un processo tracciato fin dall’inizio, tempificato e in grado quindi di garantire una valutazione anche economica del ritorno delle campagne promozionali web.
Oltre a questo è stata proposta la realizzazione di form da pubblicare nel sito web integrati con il CRM per fare in modo di aumentare produttività, tracciabilità e automazione nel processo di gestione dei dati.
Gli esiti del progetto – soluzioni CRM
Non è mai semplice introdurre nuovi strumenti digitali e modificare o rinnovare processi storici all’interno di organizzazioni strutturate. E’ facile, in molti casi, imbattersi in resistenze del personale, in problemi tecnici o in sovrapposizioni con altri progetti tali da….diluire l’impatto ed il risultato.
Nel caso di Tacchini, vero esempio di eccellenza del Made in Italy, tutto questo non è successo e, grazie alla collaborazione fattiva di tutti il progetto è stato concluso con successo e anche il cliente ha manifestato una chiara soddisfazione delle aspettative.
Le chiavi di volta per questo positivo esito, dal nostro punto di vista sono state:
- L’analisi tecnica e la presa di coscienza congiunta della situazione iniziale
- Lo studio focalizzato sulle necessità dell’utente
- L’adozione di due strumenti che cooperano perfettamente quali Google Workspace e Pipedrive.
- La formazione one-to-one in presenza completa di personalizzazione e configurazione dei tools
- La proposta evoluta di integrazioni funzionali evolute sulla base delle richieste del committente