Digitalizzare l'area sales & marketing di una PMI: un caso reale
Ultima modifica 26 Marzo, 2023
Un esempio di digitalizzazione dei processi Sales & Marketing nel settore legno e arredo
Il cliente e il progetto d’intervento
Tacchini nasce nel 1967 e, come molte aziende di design ed arredo, porta il nome della famiglia che ha creato l’azienda ed il marchio. Il fondatore Antonio ed i suoi figli, da oltre cinquant’anni, contribuiscono a scrivere la storia dello stile e del design italiano…una semplice visita allo showroom della splendida sede aziendale può far capire tutto ciò, in pochi attimi.
L’azienda tiene molto ai suoi collaboratori, considerandoli parte della propria grande famiglia, e, vista la necessità di rinnovare i processi interni di gestione delle informazioni e di vendita, ha deciso di rivolgersi a InCodice per una proposta chiavi in mano, che comprendesse:
- analisi tecnica e funzionale dei processi aziendali
- migrazione dei dati rilevanti
- configurazione e personalizzazione degli strumenti individuati
- formazione agli utenti e supporto post vendita
Gli obiettivi principali del progetto sono stati condivisi a livello apicale e con tutta la squadra e, in sintesi sono:
- dotarsi di strumenti cloud accessibili da remoto legati al dominio aziendale
- ottimizzare i processi di marketing riducendo la loro eterogeneità
- implementare strumenti evoluti di vendita
- valorizzare le informazioni a supporto delle decisioni
Sono obiettivi ampiamente condivisibili, ma decidere di innovare, introdurre strumenti nuovi e mettere alla prova il proprio mindset, non è mai scontato e solo grazie al chiaro supporto della direzione, è stato possibile raggiungere il successo.
Prima fase del progetto: l'analisi dello stato di fatto
InCodice, dopo un primo allineamento con l’azienda, ha condotto un’analisi dello stato di fatto e degli strumenti in uso ed ha proposto un intervento diviso in tre step consecutivi fortemente correlati:
- l’introduzione della piattaforma Google Workspace per la gestione della posta, dei calendari, delle videoconferenze su dominio aziendale
- implementazione del CRM Pipedrive per il supporto ai processi marketing e lo sviluppo dei processi commerciali
- integrazione degli strumenti sopra descritti con l’ecosistema digitale aziendale, in particolare, con il sito web
Implementazione piattaforma Google Workspace: il cloud entra in azienda
Google è azienda Leader nel settore applicazioni cloud e l’adozione di Google Workspace come piattaforma aziendale condivisa è un passo decisivo per il controllo delle informazioni, la flessibilità di gestione, l’interoperabilità degli strumenti di base e la produttività degli uffici.
InCodice ha proceduto ad effettuare la migrazione completa dei dati di ogni singolo utente in modo da consentire a ognuno di disporre delle informazioni pregresse.
Successivamente, tramite incontri di formazione one-to-one è stata personalizzata la configurazione di ogni utente per gli strumenti principali:
- Gmail
- Calendar
- Google Drive
- Google Documenti
- Google Meet
- …ed altri
L’attività di formazione è stata svolta in presenza, con incontri settimanali consentendo così a tutti di assimilare le novità e di disporre di un feedback alle domande che sorgevano volta per volta. In questo modo è stata data la giusta attenzione ad ogni esigenza e si è potuto spiegare come sfruttare al meglio ogni strumento della ricca suite Google.
Successivamente l’azienda dispone di un supporto post vendita online.
Introduzione Pipedrive CRM: si accende il motore dei processi marketing e vendita
Dopo aver concluso la formazione riferita ai vari strumenti di Google Workspace, è stato formato un piccolo Team per l’analisi e la definizione della corretta configurazione dati per il CRM Pipedrive.
Idee, dubbi e necessità sono elementi sempre presenti in progetti di questo tipo, ogni azienda ha un set dati di partenza, un’idea di quello che è il punto di arrivo e…deve anche essere aiutata da chi conosce meglio lo strumento, a mettere in pratica best practices e ad evitare gli errori comuni.
Incodice ha così supportato l’azienda nel definire la struttura dati di base per le entità fondamentali che vivono all’interno del CRM:
- i contatti, ovvero le persone
- le organizzazioni, ovvero le aziende clienti e prospect
- le opportunità, ovvero le offerte, gli affari
E’ stato poi chiarito il workflow del processo di lead generation e di vendita, nonché il flusso dei dati e gli utenti coinvolti al fine di configurare correttamente la pipeline di vendita
Ci siamo poi dedicati alla configurazione personale degli utenti, andando a cucire lo strumento sia sulle singole esigenze sia trasversalmente al fine di sfruttare appieno le sue potenzialità in termini di:
- interazione con gli strumenti di Google Workspace
- uso degli strumenti evoluti e delle automazioni.
Integrazione CRM con website aziendale e piattaforme di web marketing
L’azienda Tacchini, al fine di promuovere la vendita dei propri prodotti o di lanciare nuovi modelli, utilizza diversi canali di comunicazione digitale, tra cui: un sito web aziendale, alcuni canali social e alcune piattaforme esterne di settore (quali ad esempio Archiproducts o Architonic).
InCodice, con l’obiettivo massimizzare la produttività degli strumenti riducendo attività ridondanti e di basso valore, ha proposto un’integrazione diretta dei dati in entrata con il CRM Pipedrive.
Gli obiettivi principali sono stati:
- fare in modo che i nuovi Leads in entrata dai diversi canali marketing andassero a popolare automaticamente il CRM
- allineare le basi dati di strumenti differenti in termini di nomencaltura, consistenza e categorizzazione
- concentrare e standardizzare le attività marketing su un unico strumento per evitare dispersioni
- disporre di un processo tracciato, tempificato e in grado quindi di garantire una valutazione anche economica del ritorno delle campagne promozionali web.
Migrazione liste e attivazione del motore Email marketing del CRM
Un ulteriore passo in avanti è stata la migrazione dati da una precedente piattaforma newsletter al nuovo CRM per lo sviluppo delle attività di email marketing
L’azienda, dopo una attenta valutazione delle potenzialità in termini grafici e strutturali , ha infatti deciso di concentrare sulla piattaforma CRM le attività DEM svolte, da anni, con altra soluzione. Gli obiettivi di tale scelta sono stati, essenzialmente:
- ridurre il numero degli strumenti e semplificare l’accesso
- concentrare sul CRM la raccolta dei segnali deboli e forti che l’attività di email marketing genera al fine di migliorare la Lead Generation
- allineare informazioni e segmentazione alla struttura già definita, evitando problemi di categorizzazione
L’attività ha consentito all’azienda, anche in termini economici, di ridurre il costo per il servizio, senza impattare su elementi quali tassi di consegna, aspetti grafici e di design, analisi del dato.
Gli esiti del progetto di digitalizzazione delle aree Sales & Marketing
Non è mai semplice introdurre nuovi strumenti digitali e modificare o rinnovare processi storici all’interno di organizzazioni strutturate. E’ facile, in molti casi, imbattersi in resistenze del personale, in problemi tecnici o in sovrapposizioni con altri progetti tali da….diluire l’impatto ed il risultato.
Nel caso di Tacchini, vero esempio di eccellenza del Made in Italy, tutto questo non è successo e, grazie alla collaborazione fattiva di tutti il progetto è stato concluso con successo e anche il cliente ha manifestato una chiara soddisfazione ritenendo soddisfatte appieno tutte le aspettative.
Le chiavi di volta per questo positivo esito, dal nostro punto di vista, sono state:
- L’analisi tecnica e la presa di coscienza congiunta della situazione iniziale e della necessità di cambiamento
- Lo studio focalizzato sulle necessità dell’utente, anche a differenti livelli
- L’adozione di due strumenti che cooperano perfettamente quali Google Workspace e Pipedrive CRM.
- La formazione one-to-one, completa di personalizzazione e configurazione e la disponibilità costante in fase di post vendita
- L’adozione di integrazioni software evolute per ridurre operazioni manuali ed allineare i dati
- L’integrazione nel sistema delle attività di email marketing al fine di aumentare il valore e ridurre la complessità
Incodice: cosa facciamo?
La nostra missione è creare valore per il cliente introducendo strumenti digitali supportati da servizi di consulenza e formazione dedicati, al fine di abilitare concretamente strategie competitive e strumenti digitali evoluti, a beneficio di aziende, organizzazioni ed enti del terzo settore.