PMI e il Cloud FASE 1

Abbiamo potuto constatare che l’approccio all’uso del Cloud deve avvenire, per le PMI, in maniera progressiva. La progressione apporterà in questo modo continui e verificabili vantaggi. Adottare le tecnologie del cloud richiede conoscenze ed esperienze che le PMI difficilmente hanno al loro interno, per questo motivo aziende come InCodice possono rivelarsi Partner vincenti. InCodice infatti non solo possiede il know-how necessario, ma vive costantemente a contatto con le diverse esigenze delle PMI.

Migrazione verso il Cloud tramite Gsuite

Il recente passato dell’ICT vedeva la LAN aziendale come il centro nevralgico di tutti i servizi informatici e dei dati aziendali, nonchè delle logiche e strutture di funzionamento. Il Cloud ridisegna completamente questa situazione. Le PMI per cavalcare questa opportunità di crescita devono innanzitutto scegliere da dove cominciare.  InCodice ha potuto sperimentare che un primo step vincente consiste nell’adozione della tecnologia Gsuite di Google. La sostituzione del sistema di posta in azienda risulta infatti uno step semplice e d’immediato vantaggio sia in termini prestazionale che di costi di manutenzione. Inoltre Questo primo passo, se ben organizzato, aprirà la strada nel migliore dei modi verso un graduale ampliamento all’utilizzo di svariate tecnologie in Cloud.

G Suite

La tipica situazione che riscontriamo nelle PMI, con specifico riferimento ai server di posta, è quella dell’utilizzo di tecnologie quali Outlook, Microsoft Exchange, Lotus Notes o altri server di posta locali che ormai poco si prestano a competere con le nuove Suite in Cloud. La posta elettronica è inoltre di per se un servizio che per definizione “viaggia” in Internet e quindi non sussiste la resistenza legata alla paura di portare dei dati aziendali all’esterno.

Attraverso Gsuite la PMI potrà, in modo sicuro e sin da subito approfittare di tecnologie comunicative ed organizzative straordinarie, tecnologie e metodologie fino a oggi disponibili solo dalle grandi aziende Italiane. Gsuite infatti al prezzo indicativo di 60,00 euro account annui permette di avere la migliore piattaforma di condivisione informazioni in cloud disponibile sul mercato.

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Servizi e vantaggi della piattaforma Gsuite

Alcune dei vantaggi immediati possono essere così riassunti:
  • gestione mail con il miglior filtro antispam ed antivirus
  • facilitazioni nella configurazione degli apparati mobili
  • utilizzo d’importanti servizi come Gdrive, Calendar, Moduli
  • disponibilità di Hangout Meet per le videoconferenze
  • Google Chrome Remote desktop per il controllo remoto

Vorremmo mettere in evidenza che la creazione degli utenti all’interno di Gsuite mette le basi fondamentali per l’identità digitale dei collaboratori aziendali, i quali da questo momento in poi potranno loggarsi alla loro scrivania virtuale attraverso un solo e unico utente e password. Ogni implementazione successiva verso il Cloud verrà costruita su questa base fondamentale, snellendo notevolmente il lavoro e riducendo al contempo le risorse necessarie alla manutenzione della struttura ICT.

Migrazione verso Gsuite

Avere Google come alleato in questo passaggio offre innumerevoli vantaggi che le PMI potranno sfruttare seguendo passo passo i nostri consigli di migrazione. L’account aziendale Gsuite permetterà l’accesso alla Posta a Google Calendar, a Google Drive e ad altri innumerevoli servizi che se ben configurati e sfruttati permetteranno di potenziare le capacità comunicative e di snellire e velocizzare i flussi aziendali. Gli account verranno gradualmente migrati con metodologie collaudate da InCodice in modo da garantire continuità lavorativa conservando e migrando i dati pregressi di mail / contatti e calendari.

gmail

InCodice provvederà in modo fluido a fornire supporto per l’introduzione di questa nuova tecnologia, tramite training on-the-job continuo. L’acquisizione delle conoscenze di utilizzo necessarie è facilitata dal fatto che Gsuite appare nella sua forma grafica identica al servizio gmail, rendendo efficaci sin da subito un certo numero di collaboratori già avvezzi a questo servizio.

Integrazione con il Gestionale

Durante alcune delle nostre implementazioni ci è capitato di dover integrare Gsuite con il Gestionale aziendale. Ad esempio una esigenza frequente è quella di poter inviare mail direttamente dall’interfaccia del gestionale stesso. Questo permette all’utente d’inviare degli ordini direttamente dall’applicativo che li crea, senza dover salvare il file per poi inviarlo, mantenendo storicità dell’invio stesso all’interno di Gsuite tra le mail inviate. Tipicamente per questa soluzione viene creato un indirizzo di mail specifico, per esempio ordini@ accessibile da una o più persone in azienda. 

Altre integrazioni con il gestionale riguardano i dati delle fatture sia del ciclo passivo che di quello attivo. In questi casi è spesso tornato molto utile creare una sincronizzazione dei dati del gestionale verso Gdrive. Le più importanti informazioni riferite alla fatturazione possono quindi diventare facilmente consultabili dalla direzione attraverso Gsuite da qualsiasi dispositivo hardware.

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I documenti aziendali in cloud (Gdrive)

1024px Logo of Google Drive.svg - InCodice

Il passaggio della documentazione aziendale in cloud, intesa come file di testo, fogli di calcolo e altro, è un passaggio delicato ed importante. Noi suggeriamo un approccio per settori, è cioè importante stabilire tipologie specifiche di documenti e file che vengono spostati dalla LAN locale al Cloud su Gdrive. Questi documenti potrebbero anche essere documenti cartacei che vengono dematerializzati con scanner professionali che salvano il documento digitalizzato direttamente in Gdrive.

I vantaggi di gestire i documenti in cloud sono innanzitutto che essi potranno essere consultati e modificati da sedi diversi, contemporaneamente a più mani e su dispositivi hardware diversi tra loro. Di nuovo il non dover avere in casa l’hardware fisico quali dischi NAS risparmia alle aziende la manutenzione degli stessi fatta di ore di lavoro per la configurazione installazione, controllo guasti, backup etc.

Il collegamento remote (Chrome Remote Desktop)

Vi sono in commercio una miriadie di soluzioni e software per il controllo remoto di pc e server, ma Chrome Remote Desktop è uno dei prodotti più stabili e versatili, ed è gratuito anche per usi commerciali. Quindi nessun costo di licenza aggiuntiva o software utilizzati scorrettamente

chrome remote desktop

Chrome Remote Desktop permette di configurare un numero illimitato di pc, server da controllare remotamente attraverso il browser Chrome e l’accesso tramite account Gsuite. Oltre al controllo remoto dei propri pc è possibile abilitare l’assistenza remota a consulenti esterni in modo che possano operare sotto il nostro controllo sulle nostre macchine. Chrome Remote Desktop fornisce varie funzionalità avanzate tra le quali il controllo multischermo, il trasferimento file e l’invio di caratteri speciali al computer host.

Conclusioni

Anticipare quanto prima la migrazione verso il Cloud può offrire alle PMI un vantaggio competitivo notevole in termini di alte prestazioni nella gestione dei documenti e del flusso comunicativo aziendale, accellerando e snellendo molte delle attività a contorno del proprio core business aziendale. Questo vantaggio potrà essere proiettato con scelte più approfondite indirizzate alla forza commerciale dell’azienda, come potrete intuire leggendo l’articolo relativo alla migrazione verso il cloud FASE 2 -> mettere il link.

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